Escritório de Projetos

Capacitando pessoas e empresas para o sucesso

O Escritório de projetos é área responsável por estruturar e obter o melhor resultado do portfólio de projetos da empresa.
Se sua empresa está com dificuldade em entregar seus projetos no prazo ou no orçamento, implantar um PMO (Escritório de Projetos) pode ser a solução. Essa é nossa especialidade.

Entre as 15 implantações de PMO entregues com sucesso, desenvolvi uma metodologia que permite implantar o PMO na sua empresa agilmente apresentando resultados nos primeiros meses. Neste artigo explicarei o que é o Escritório de Projetos, quais os tipos de escritório de projetos, o que é necessário e como implantar em fases usando a metodologia que desenvolvi.

 

O que é o Escritório de Projetos ou PMO?

Segundo o Guia PMBOK®, o Escritório de Projetos ou em inglês, PMO (Project Management Office) é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologiasferramentas  e técnicas.

Segundo a ISO 21500:2012, um Escritório de Projetos pode executar uma grande variedade de atividades, incluído governança, normalização, treinamento em gerenciamento de projeto, planejamento e monitoramento de projeto.

Apesar das diferenças na definição, o Escritório de Projetos é a área especializada nos processos relacionados aos projetos e sua responsabilidade varia de acordo com a necessidade de cada empresa que detalho abaixo nos Tipos de Escritório de Projetos.

O termo PMO, também é muito usado, para a pessoa responsável pelo Escritório de Projetos, oriundo do termo inglês, Project Management Officer. Por isso, é comum você ouvir PMO, para o Escritório de Projetos, ou pelo responsável pelo Escritório de Projetos.

Um erro comum é confundir o PMO, com PMP (Project Management Professional) que é a certificação do PMI (Project Management Institute).

 

Para que serve um Escritório de Projetos?

Um Escritório de Projetos pode ajudar sua empresa a aumentar os resultados dos projetos e a satisfação dos clientes através da seleção e priorização dos projetos e da capacitação dos gerentes de projetos, além de solucionar problemas como:

  • Baixa performance dos projetos
  • Estouro de prazos e custos nos projetos
  • Priorização/Seleção de Projetos não alinhados com a estratégia da organização
  • Necessidade de consolidação dos dados em informações
  • Reutilização e transferência de conhecimento
  • Redução da proliferação de aplicativos de suporte
  • Escassez de recursos x pressão crescente sobre os gestores de projetos
  • Aumento da complexidade dos projetos
  • Expectativas frustradas das partes interessadas
  • Perde-se tempo na definição de processos de gerenciamento de projetos

Kerzner, um dos gurus do gerenciamento de projetos, pesquisou durante dez anos a aplicação do PMO nas organizações e chegou aos seguintes benefícios reais:

  • Padronização
  • Processo de decisão abrangente
  • Melhor planejamento e utilização dos recursos
  • Informação mais rápida e de melhor qualidade
  • Ganhos em eficiência e eficácia
  • Menor número de reuniões
  • Priorizações mais realistas
  • Desenvolvimento de futuros Gerentes de Projetos

 

Tipos de Escritório de Projetos

Os tipos de escritório de projetos podem variar de acordo com seu portfólio de projetos, a abordagem adotada na implantação, além dos tipos de estrutura e formas de atuação.

 

Portfólio de Projetos de uma área ou da Organização

Um Escritório de Projetos, normalmente é criado para atender as necessidades de uma área da organização ou da organização como um todo.

  • Área da organização:
    • Uma área da organização (muitas vezes, Tecnologia da Informação), que possui muitos projetos necessita de uma gestão mais aprimorada de seu portfólio de projetos.
  • Corporativo:
    • Muitas vezes, o CEO da empresa, decide criar um PMO para gerenciar ou coordenar o portfólio de projetos da organização.
    • Um PMO corporativo poderá padronizar a metodologia de gerenciamento de projetos de toda organização e atuar de várias formas conforme os tipos de estrutura definidos abaixo.

 

Abordagem para Implantar

A forma na qual um PMO atua depende muito da abordagem adotada para sua implantação. Existem várias abordagens possíveis, mas, normalmente adoto uma das abordagens abaixo:

  • Piloto com um projeto ou um programa

Uma das formas que tenho adotado em vários dos meus clientes, é iniciar pela gestão de um ou mais projetos relacionados ou até um programa. Dessa forma, é possível notar os benefícios da criação de um PMO com um menor esforço e com uma menor resistência pelas partes interessadas.

  • Diagnóstico e Implantação gradual priorizando as formas de atuação ou tipos de estruturas

Outra maneira de implantar o PMO é fazendo um diagnóstico das principais formas que um PMO pode atuar e priorizando-as conforme as necessidades da organização.

Para explicar os diferentes tipos de estrutura e formas de atuação, usarei os tipos de estrutura apresentado no Guia PMBOK®.

 

Tipos de Estrutura

Segundo o Guia PMBOK®, existem várias estruturas possíveis que variam conforme o grau de controle e de influência da organização.

  • Suporte: papel consultivo em projetos fornecendo modelos e treinamento;
  • Controle: fornecem suporte e exigem conformidade com a metodologia de gerenciamento de projetos;
  • Diretivo: assumem o gerenciamento direto de projetos.

O poder exercido pelo PMO é menor na estrutura de Suporte e vai aumentando até chegar a gestão do portfólio de projetos da organização (Diretivo). 

Explorando um pouco mais a implantação gradual por tipo de estrutura. A organização pode contratar um PMO ou empresa especializada como a nossa para ser responsável pela seguinte estrutura:

  • Suporte: Treinar os gerentes de projetos e habilitá-los a terem mais sucesso em seus projetos através das melhores práticas de gerenciamento de projetos;
  • Controle: Definir, criar e implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos e fornecer suporte e exigir conformidade com a metodologia;
  • Diretivo: Gerenciar o portfólio de projetos e assumir responsabilidade direta pelos resultados de cada projeto. Nessa estrutura, muitas vezes, o PMO será responsável também para criar e coordenar comitês relacionados aos projetos de modo a garantir que as principais partes interessadas estejam bem informadas em relação aos projetos e que possam deliberar em relação as questões dos projetos e seu portfólio.

 

O que é necessário para implantar um PMO

Fatores críticos de sucessos para implantação de um PMO:

  • Patrocínio pela alta direção da empresa: A implantação de um PMO envolve a estrutura de poder da organização e demonstra as ineficiências das áreas, e normalmente, só terá continuidade se tiver o patrocínio da alta cúpula da organização. Poderia citar várias problemas que tive nas implantações e que só tiveram continuidade com o apoio da alta direção.
  • Resultados mensuráveis no curto prazo: Quanto maior o tempo, mais chance de perder a credibilidade, maior a resistência das pessoas. Por esse motivo, eu defendo a abordagem de selecionar de um a cinco projetos piloto para iniciar a implantação.
  • Metodologia e ferramentas adaptadas a realidade da empresa: Esse também é outro erro comum nas implantações, iniciar pela seleção da ferramenta, acarretando em custos e desgastes desnecessários. O que normalmente faço é adaptar ao que a empresa já tem e quando necessário, trabalhar com o menor investimento possível.
  • Implantação por fases: A melhor forma para implantar o PMO é evoluir de forma gradual a capacidade da organização de gerenciar projetos demonstrando o valor das mudanças implantadas em cada fase.

 

Fases para implantar um PMO

Abaixo algumas das abordagens que adoto nas implantações de PMO:

  • Projeto Piloto: escolher de um a cinco projetos, ou até um programa para usar como piloto para adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos é uma forma muito efetiva de demonstrar o valor que um PMO pode agregar na organização;
  • Modelo de Maturidade: fazer um diagnóstico da situação atual para gerar um plano de ação de modo a evoluir a maturidade por fases com entregas muito bem definidas conforme a necessidade da empresa.

Podem ser adotadas as duas abordagens de forma complementar.

Para organizações em estágios iniciais de gerenciamento de projetos, pode-se adotar com algumas variações as seguintes fases e as seguintes entregas para a implantação de um Escritório de Projetos:

 

 

 

Ficou alguma dúvida ou quer compartilhar alguma experiência? Inclua nos comentários.

Quer minha ajuda na implantação do seu PMO? Me envie um Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. solicitando mais informações.

 

Confira também

Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.

KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.

http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos

ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003

Pinto, A., et al.  “The PMO Maturity Cube, a Project Management  Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.

KERZNER, H. Strategic Planning for a Project Office. Project Management Journal: The professional journal of the Project Management Institute, USA, v. 34, n. 2, p. 13-25, 2003.

 

Sobre o Autor

 

eduardo

Eduardo Montes, PMP, PSM I

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Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Entregou 434 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 107 cursos sobre gerenciamento de projetos.

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

Certificado PMP pelo PMI desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos.

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

Para mais informações, visite meu perfil e me envie uma mensagem ou Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

 

 

 

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